La “car policy”.

La car policy rappresenta per le azienda il documento d’unione fra il fleet management e la politica di gestione delle risorse umane. In essa vengono delineate le regole che fanno da collante fra l’azienda e l’utilizzatore e rappresenta il binario lungo il quale il fleet manager definisce le proprie politiche di gestione e di acquisizione del parco auto aziendale mentre il direttore HR ha a disposizione un formidabile strumento di incentivazione e di governo della politica retributiva dei dipendenti.
Vale la pena di dedicare tempo e risorse adeguate alla definizione di una car policy che se ben definita e sufficientemente condivisa fra azienda e dipendenti permette di risolvere con equità e chiarezza molte delle problematiche che spesso ci si trova costretti ad affrontare in corso d’opera: soddisfazione dei dipendenti, modelli di autovettura, incidenti, multe, gestione operativa dell’auto, ripartizione dei costi.
In questo nostro documento prenderemo in considerazione solamente le autovetture ad uso promiscuo personale e aziendale, tralasciando la tematica relativa alle autovetture esclusivamente strumentali o comunque non assegnate ai dipendenti per uso anche privato.
Cerchiamo ora di entrare nel dettaglio e di delineare le caratteristiche che, a nostro avviso, dovrebbe avere una buona car policy aziendale.

Auto aziendale o auto personale.
Questo è il primo nodo da sciogliere. Perché definendo chi e quando ha diritto all’auto aziendale si comincia a delineare la prima politica retributiva toccata da questa materia. Occorre difatti ben equilibrare le esigenze di incentivo (benefit) e di “giustizia retributiva” con le esigenze di cost management dell’azienda. In questa sezione occorrerebbe definire esattamente chi, in termini di qualifiche e mansioni, ha diritto ad un’auto aziendale tenendo ben distinte le esigenze motivazionali e di costo. Infatti se le autovetture date in dotazione ai manager dell’azienda rispecchiano quasi sempre esigenze retributive e di benefit quando queste vengono assegnate anche a personale tecnico e di vendita viene spesso presa in considerazione anche la variabile “percorrenza” (maggiori sono le percorrenze aziendali, maggiore è la convenienza a dotare il dipendente di un’auto aziendale).
Nella car policy occorrerà quindi definire quali categorie di dipendenti hanno diritto ad un’auto aziendale e a partire da quale percorrenza lavorativa.
Per i dipendenti che non hanno diritto ad un’auto aziendale in questa sezione si dovrebbero definire le regole e i limiti del rimborso chilometrico.

User driven o company driven.
Un altro elemento importante e caratterizzante è quello di stabilire se la propria car policy deve essere di tipo user driven o company driven. Nel primo caso vengono lasciati ampi margini di libertà all’utilizzatore che può scegliere più o meno liberamente, ad esempio nell’ambito di una fascia di prezzo stabilito, il modello dell’auto e il relativo allestimento, nel secondo caso l’azienda impone nei modelli e l’utilizzatore al limite può personalizzare la scelta intervenendo nella definizione del colore e di un numero limitato di accessori.
La car policy di tipo user driven ovviamente tende a privilegiare al massimo l’aspetto motivazionale e di benefit a scapito di una economicità e di una flessibilità del proprio parco auto; sarà infatti molto difficile riuscire a riassegnare un’auto “estremamente” personalizzata in caso di dimissioni del dipendente.
La car policy di tipo company driven pone viceversa l’accento sulla economicità, ma soprattutto sulla fungibilità del parco auto aziendale; le autovetture sono infatti molto più facilmente riassegnabili. L’aspetto motivazionale può essere salvato ricorrendo a modelli di nuova generazione e normalmente apprezzati dal mercato.

Definizione dei modelli.
Una matrice che identifica chi ha diritto in azienda all’autovettura dovrebbe anche definire i modelli o perlomeno le caratteristiche delle auto assegnabili per ogni fascia di classificazione dei dipendenti. Per evitare che la car policy diventi immediatamente obsoleta sarebbe bene non identificare qui dei modelli precisi ma piuttosto delle caratteristiche e degli allestimenti di riferimento, lasciando poi al mercato, al fleet manager e al budget la scelta del marca/modello più opportuno, e questo sia che si sia deciso di dare un volto user driven che company driven.

Ripartizione dei costi.
Anche se le norme fiscali definiscono le regole di tassazione del benefit autovettura, nulla impedisce alle aziende di porre a carico dell’utilizzatore una quota dei costi. Si può ad esempio decidere di far pagare una quota del costo mensile dell’auto che verrebbe in questo caso detratto dal valore benefit tassato. Questo strumento di addebito può permettere anche di gestire con una certa elasticità l’esigenza di avere accessori non previsti o allestimenti/modelli diversi rispetto a quelli proposti dall’azienda, facendo pagare al dipendente la differenza di costo.

Multe.
In questa sezione non si deve solo definire se le multe sono o no a carico dell’utilizzatore, ma normare anche tutta una serie di aspetti: comunicazione dei dati del guidatore per la decurtazione dei punti patente, paga direttamente il dipendente o paga l’azienda e poi fa opera di rivalsa, l’azienda assistente o no l’utilizzatore in caso di ricorso…

Assicurazioni e franchigie.
Un capitolo importante che tocca direttamente gli aspetti economici è riservato al tema delle assicurazioni e delle franchigie. Infatti, a parte la RC che è obbligatoria, bisognerà definire se le autovetture sono coperte o meno da polizza kasko e con quali franchigie, ma soprattutto chi dovrà pagare i danni (o lo scoperto di franchigia) in caso di incidente a torto e se le autovetture sono o meno coperte da PAI.

Carburanti e lubrificanti.
In questa sezione occorrerà definire le regole di ripartizione dei costi di carburante e lubrificanti fra utilizzatore e azienda. Se esiste un algoritmo di ripartizione del costo sarà bene definirlo in maniera inequivocabile.

Altri costi.
Si tratta sicuramente di voci residuali e meno importanti, ma una corretta determinazione a priori delle regole di comportamento potrà togliere dall’imbarazzo successivamente. Sarà pertanto utile decidere se voci come: pneumatici invernali, ganci traino, porta sci e similari, lavaggi vengono o meno forniti dall’azienda.

Gennaio 2007.